SHIPPING ORDER (SO) atau sering di sebut SHIPPING INSTRUCTION (SI) merupakan Surat yang dibuat oleh Shipper yang ditujukan kepada Carrier / kapal untuk menerima dan memuat muatan yang tertera dalam surat tersebut. Shipping Order berisi : Nama shipper, Nama Consignee dipelabuhan bongkar, Notify address, Pelabuhan Muat, Pelabuhan Tujuan, Nama dan Jenis barang, Jumlah Berat dan Volume, Shipping Mark, Total Nett Weight, Total Gross weight, Total Measurement, Freight and charge, B/L , Dated, Commercial Invoice, No.L/C.
Shipping Instruyction merupakan sumber pengapalan, oleh karena itu kalau S/I sudah diterima oleh agen pelayaran (accepeted by the agent0 maka kedua belah pihak yaitu shipper dan carrier terikat kepada kesepakatan tersebut, yaitu pengapalan muatan. kalau shipper membatalkan pengapalannya, carrier yang bersangkutan mempunyai hak atas ganti rugi yang dinamakan dead freight. Sebaliknya kalau carrier membatalkan sailing, harus mengganti ganti rugi kepada shipper .
CARGO DECLARATION merupakan dokumen yang di buat oleh shipper (pengirim) ditujukan kepada master kapal, dokumen ini menyatakan bahwa cargo telah di inspeksi oleh independent surveyor yang menyatakan cargo aman untuk di angkut (coba baca rules IMSBC CODE)
RESI MUALIM (MATE RECEIPT) Surat tanda terima barang / muatan diatas kapal sesuai dengan keadaan muatan tersebut yang ditanda tangani oleh mualim – I. Resi Mualim diberi catatan bila terdapat hal-hal yang tidak sesuai atau perlu keterangan tambahan. Apa yang tertera dalam Mate receipt akan tertera dalam Konosemen (Bill of Lading).
RESI GUDANG, yaitu surat tanda muatan yang dikeluarkan oleh kepala gudang yang menerima muatan tersebut dari shipper. Biasanya shipper menyerahkan muatan yang akan dikapalkan itu satu dua hari sebelum saat kedatangan kapal yang bersangkutan dipelabuhan pemuatan, untuk melakukan pemuatan.
Resi Gudang dibuat dalam lembar (atau lebih, sesuai kebutuhan) menggunaan warna yang berbeda-beda; masing-masing lembar mempunyai fungsi yang berbeda sbb:
Lembar ke-1 (asli), warna putih, sebagai surat Muat, yaitu surat penterahan muatan dari gudang ke perwira kapal.
Lembar ke-2, kuning, sebagai mate’s receipt (resi mualim) asli, setelah muatan diterima oleh mualim dan segala kondisi muatan dicatat disitu, untuk shipper
Lembar ke-3, warna merah jambu, sebagai Tembusan Resi Mualim, diserahkan kepada agen setempat sebagai dasar pembuatan bill of Lading;
Lembar ke-4, warna hijau, untuk arsip kapal;
Lebar ke-5 dan lembat ke-6, warna putih, untuk eperluan lainnya.
Lembar-lembar kedua dan seterusnya menggunakan kertas tipis sedangkan lembar kesatu menggunakan kertas HVS.
Perusahaan-perusahaan pelayaran tertentu menggunakan formulir yang merupakan satu set dari mulai S/O sampai Resi Mualim.
TALLY SHEET Suatu daftar / catatan penghitungan jumlah / banyaknya muatan yang diterima atau muatan yang dibongkar oleh kapal. Penghitungan dilakukan oleh Tally Clerk dan di syahkan / diketahui oleh Mualim I..
MANIFEST Surat yang merupakan suatu Daftar barang-barang / muatan yang telah dikapalkan. Dimana daftar tersebut berisi : Nama kapal, Pelabuhan Muat dan Pelabuhan tujuan, Nama Nakhoda, Tanggal, No. B/L, Pengirim (Shipper), Penerima (Consignees), Tanda (Mark), Jumlah / banyaknya (Quantity), Jenis barang / muatan (Description of goods), Isi & Berat (Volume & Weight) dan Keterangan jika ada. Dibuat oleh Perusahaan Pelayaran.
BILL OF LADING (KONOSEMEN) Merupakan surat persetujuan pengangkutan barang antara pengirim (Shipper) dan Perusahaan Pelayaran (Owner) dengan segala konsekuensinya yang tertera pada surat tersebut. Juga dapat merupakan surat kepemilikan barang sebagaimana yang tertera dalam surat tersebut dan oleh karenanya dapat diperjual belikan sehingga Bill of Lading ini juga merupakan surat berharga.
LETTER OF INDEMNITY / LETTER OF GUARANTEE adalah Surat Jaminan yang dibuat oleh Shipper untuk memperoleh Clean B/L, dimana Shipper akan bertanggung jawab apabila timbul Claim atas barang tersebut.
DELIVERY ORDER Suatu surat yang menyatakan kepemilikan atas barang atau muatan. Dimana D/O dapat diperoleh dengan menukarkan B/L miliknya.
STATEMENT OF FACT Laporan pelaksanaan kegiatan bongkar / muat mulai dari awal hingga selesai kegiatan.
STOWAGE PLAN merupakan gambaran informasi kondisi muatan yang berada dalam ruang muat baik mengenai Letak, Jumlah dan Berat muatan sesuai consignment mark bagi masing-masing pelabuhan tujuannya
HATCH LIST Daftar muatan yang berada dalam palka yang bersangkutan.
DISCHARGING LIST Daftar bongkaran muatan pada suatu pelabuhan tertentu.
DAMAGE REPORT Merupakan suatu surat Berita acara kerusakan muatan yang terjadi diatas kapal sehubungan tanggung jawab pihak carrier.
MARINE NOTE OF SEA PROTEST Merupakan suatu Berita Acara atas kerusakan muatan diluar kemampuan manusia. Dibuat oleh Nakhoda dan di syahkan oleh Notaris.
NOTICE OF READINESS Suatu surat yang dibuat oleh Nakoda yang menyatakan bahwa kapal telah siap untuk melaksanakan kegiatan pembongkaran atau pemuatan.
